Capítulo VII

Del protocolo de colaboración del IEC

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1. Objeto del protocolo

El presente capítulo cumple con la finalidad de regular la cooperación del IEC con otras entidades del ámbito cultural que soliciten su colaboración económica y/o logística en la celebración de algún evento o alguna actividad relacionada con los temas de estudio que reflejan los fines estatutarios de la Institución, tanto en lo que concierne al contenido de la solicitud formal y a los requisitos que se deben cumplir para su aceptación, como al procedimiento para tramitarla desde su presentación por parte de la entidad solicitante hasta la respuesta final del IEC.

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2. Contenido de la solicitud

La solicitud de cooperación que la entidad interesada formule al IEC deberá incorporar el siguiente contenido mínimo:

-  Identificación de la entidad solicitante y de la persona que formula en su nombre la solicitud.

-  Descripción del evento o la actividad cultural para los que se solicita la colaboración del IEC (tema, programa,      

    comité organizador, entidades promotoras y colaboradoras, condiciones de participación e inscripción, etc.).

-  Historial del evento o actividad objeto de la solicitud o antecedentes de su desarrollo.

-  Circunstancias que motivan la solicitud de colaboración del IEC en el acto descrito.

-  Presupuesto general aproximado previsto para el desarrollo del evento o actividad.

-  Concreción u opciones de la colaboración económica y/o logística solicitada.

-  Justificación del importe económico y/o del apoyo material que se pretende recibir del IEC.

-  Compromisos que asumen los organizadores con el IEC (inclusión de logos, participación en actos, etc.).

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3. Criterios exigidos

Para que la solicitud de cooperación pueda ser aprobada por el IEC, el proyecto de la actividad deberá reunir los siguientes requisitos:

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a) Sobre el asunto: El tema del evento estará en consonancia con los fines estatutarios del IEC que refleja el artículo 4 (la promoción cultural de la ciudad de Ceuta y el fomento del estudio e interés por sus aspectos histórico, sociológico, científico, literario, artístico, etc.).

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b) Sobre las cuotas: La cuota básica de inscripción, sin incluir actividades complementarias (comidas, visitas turísticas, excursiones, etc.), será de 100 € como máximo, si bien deberán contemplarse cuotas reducidas para ciertos colectivos (estudiantes, jóvenes, miembros de familias numerosas, etc.) y garantizarse la libre asistencia del público a los actos principales (ponencias, conferencias, exposiciones, etc.).

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c) Sobre el importe: La cuantía máxima que el IEC podrá destinar a su aportación económica de colaboración será de    3 000 € y se adscribirá a la partida presupuestaria correspondiente al capítulo 2.º de gastos corrientes en bienes y servicios. Los costes imputables podrán ser los de desplazamiento, alojamiento y manutención de los miembros del comité organizador o de los ponentes invitados (cuando estén directamente relacionados con las actividades del evento), los derivados de la prestación de servicios técnicos necesarios para realizar la actividad y los del material fungible a emplear. Serán gastos no imputables los de personal (salarios y retribuciones dinerarias), inversión o material inventariable, así como los financieros y cualquier otro que no sea esencial para la realización de la actividad.

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d) Sobre la logística: El apoyo material a prestar no podrá afectar al normal funcionamiento del IEC ni a las actividades promovidas directamente por él.

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c) Sobre la vinculación del IEC: Para la posible cooperación del IEC con la entidad solicitante se valorarían positivamente ciertos factores como el reconocimiento de cuota reducida para sus miembros o la participación de estos en la organización o desarrollo de las actividades.

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4. Procedimiento vinculado

La tramitación de la solicitud de cooperación se desarrollará del siguiente modo:

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a) Formulación: La petición se hará efectiva mediante a través de la sede electrónica de la Ciudad Autónoma de Ceuta (tramitándolo en línea aquí), exponiendo todos los ítems del apartado anterior y adjuntando la documentación acreditativa oportuna.

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b) Admisión: Una vez recibida la solicitud por el cauce señalado, y en el caso de estimarse suficientemente cumpli-mentada y acreditada, el director de la Junta Rectora le indicará al secretario que la incluya en el orden del día de la siguiente sesión que se celebre y este preparará la documentación vinculada al punto correspondiente para remitirla a sus miembros en la convocatoria con la suficiente antelación.

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c) Requerimiento de mejora: En caso de que la solicitud adoleciera de falta de cumplimentación o acreditación docu-mental, se le requerirá al solicitante para que complete o aclare los términos de su petición.

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d) Análisis y evaluación: Una vez informados los miembros de la Junta Rectora acerca de los pormenores de la petición formulada y admitida a trámite, estos expondrán sus opiniones en el seno de una sesión ordinaria o extraordinaria del órgano de gestión, evaluándose el cumplimiento de los criterios de aceptación señalados en este protocolo.

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e) Adopción de acuerdo: A tenor del resultado mayoritario del debate interno sobre la solicitud, la Junta Rectora adoptará el acuerdo pertinente que podrá ser positivo (aceptar íntegra o parcialmente la solicitud, ya sea aprobando o rebajando el importe o el apoyo solicitado en función de la disponibilidad económica o logística del IEC) o negativo (rechazarla por no ajustarse a los criterios de aceptación previstos).

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f) Respuesta: Una vez concluida la sesión de la Junta Rectora, el secretario emitirá un certificado del acuerdo adoptado en el punto del orden del día correspondiente, el cual se adjuntará a un escrito firmado por el director para comuni-carlo al solicitante a través de la sede electrónica.

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